Onze bestuursaanpak

‘We aim to build an ethical business culture across our value chain, that’s why we focus on policies, processes and KPI’s’

Lars Hägerborg
CFO, Toyota Material Handling Europe

Compliance

Ons compliance comité heeft de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op kwesties op het gebied van de naleving van de wet, inclusief onze aanpak van de bestrijding van omkoping en corruptie en de naleving van de mededingingswetgeving.

Regelgeving, beleid en richtlijnen

We hebben beleid en richtlijnen opgesteld om interne normen vast te stellen, wat leidt tot een geharmoniseerde manier van werken. Beleid is verplicht, richtlijnen geven ruimte aan lokale entiteiten om te implementeren. 

Beheer van relaties met leveranciers

Onze leveranciers nemen, samen met ons al jaren deel aan onze ESG-reis. We hebben hen gevraagd om ISO14001-gecertificeerd te worden, omdat dit de naleving van de milieuwetgeving garandeert en beleid van leveranciers vereist om hun impact op het milieu te verminderen. Als gevolg van deze inzet is al 98% van onze directe materiaalleveranciers met een jaarlijkse inkoopwaarde van ruim € 100K gecertificeerd.

We hebben ook een reeks criteria opgesteld, gebaseerd op de EcoVadis-methodologie, waaraan leveranciers zich moeten houden. We besteden ook bijzondere aandacht aan medewerkers die rechtstreeks met leveranciers samenwerken; medewerkers krijgen een specifieke training over verantwoord inkopen.

We hebben ook een reeks criteria opgesteld, gebaseerd op de EcoVadis-methodologie, waaraan leveranciers moeten voldoen. We besteden ook speciale aandacht aan werknemers die rechtstreeks met leveranciers werken - werknemers krijgen specifieke training over verantwoord inkopen.

Onze duurzaamheidsaanpak

EcoVadis biedt een wereldwijd zakelijk duurzaamheidsbeoordelingsnetwerk - bestaande uit meer dan 150.000 bedrijven uit meer dan 160 landen in meer dan 200 bedrijfstakken. Het online platform geeft multinationals toegang tot beoordelingen van hun geselecteerde leveranciers.

Als Europese organisatie gebruiken we EcoVadis om onze duurzaamheidsprestaties te beheren. We zijn beoordeeld met meer dan 70 op 100 voor onze aanpak van zowel bedrijfsethiek als verantwoordelijke inkoop.

Risico's identificeren en beheren

In ons meest recente duurzaamheidsverslag werden vijf relevante onderwerpen als materieel beschouwd op basis van de meest recente Materiality Matrix en daarom opgenomen in ons rapportageproces: Governance', 'Compliance', 'Omkoping en corruptie', 'Risicomanagement' en 'Verantwoord inkopen'.

Na een nieuwe dubbele materialiteitsbeoordeling (DMA) - gericht op welke gebieden de meeste impact hebben op de materialiteit en financiële materialiteit van Toyota Material Handling Europe - hebben we 2 materiële kwesties geïdentificeerd: Bedrijfscultuur en Preventie en detectie inclusief training en incidenten.

Een dubbele materialiteitsbeoordeling (DMA) is een cruciaal onderdeel voor bedrijven om te voldoen aan de EU-richtlijn voor duurzaamheidsverslaglegging (Corporate Sustainability Reporting Directive - CSRD). Bedrijven moeten niet alleen rekening houden met de impact van hun activiteiten op mens en milieu in de waardeketen, maar ook anticiperen op de financiële gevolgen van duurzaamheidskwesties voor het bedrijf. De DMA-resultaten geven strategische richting en we zullen de bijbehorende doelen jaarlijks evalueren en aanpassen om onze steeds veranderende materiële kwesties te weerspiegelen en om te zorgen dat ze in lijn zijn met de CSRD.

Ons bestuursmodel 

Het ESG Committee, opgericht in november 2023, is een integrale drijvende kracht geworden achter onze overgang naar een duurzamer bedrijf. Om ervoor te zorgen dat de duurzaamheidsprioriteiten van Toyota in het hele bedrijf worden opgenomen, komt het comité maandelijks bijeen, volgt het de ontwikkeling van onze ESG-doelstellingen en doet het aanbevelingen aan ons Executive Management Team om de vooruitgang te bevorderen.

Het ESG Committee bestaat uit directeuren die rapporteren aan verschillende leden van het Executive Management Team en hen informeren over een reeks onderwerpen, waaronder net zero en circulaire economie, diversiteit, gezondheid & veiligheid, medewerkerstevredenheid en EcoVadis-evaluaties. De Commissie leidt ook een project om risicomanagement- en interne controlesystemen te ontwerpen voor toekomstige duurzaamheidswetgeving en rapportagevereisten. De commissie vertegenwoordigt de belangrijkste interne en externe belanghebbenden en pleit namens hen om ervoor te zorgen dat hun prioriteiten worden aangepakt en geïntegreerd in de duurzaamheidsstrategie van ons bedrijf.

Gedragscodetraining voor alle medewerkers

De Gedragscode is ons fundamentele kompas, dat richtlijnen en een reeks bindende regels bevat met betrekking tot ethisch gedrag voor alle medewerkers. Het document bevat regels die betrekking hebben op onderwerpen als discriminatie en mensenrechten, en biedt richtlijnen met betrekking tot het gebruik van bedrijfsmiddelen, handel met voorkennis, naleving van lokale wetgeving en milieubehoud.

Alle medewerkers worden jaarlijks getraind in onze gedragscode, met regelmatige updates en jaarlijkse trainingen die garanderen dat medewerkers op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen of aanpassingen.

Onze Gedragscode-hulplijn

Onze Gedragscode-hulplijn is een platform dat voor ons wordt beheerd door derden, beschikbaar voor alle medewerkers, leveranciers en klanten die hun zorgen willen uiten. Het is elke dag, 24/7 beschikbaar en telefonisch of via de website toegankelijk om eventuele problemen te melden. Onder leiding van ons hoofd van de juridische afdeling kunt u ook verzoeken tot hulp van een onafhankelijke derde partij, als anonimiteit de voorkeur heeft.

Meer informatie over klokkenluiders- en anti-vergeldingsprocedures >>

Lees meer over G1. Zakelijk gedrag in ons Sustainability rapport >>